En el vertiginoso mundo de la tecnología, la seguridad de los datos es una prioridad fundamental. Para empresas de todos los tamaños, la gestión adecuada de la información sensible es esencial para mantener la integridad y confianza del negocio. En este contexto, Microsoft 365 se ha posicionado como una solución integral que incluye Exchange Online, una herramienta vital para la comunicación empresarial a través del correo electrónico.
Sin embargo, incluso con las medidas de seguridad robustas proporcionadas por Microsoft, es esencial que las organizaciones complementen estas defensas con prácticas adicionales para protegerse contra posibles riesgos legales y amenazas cibernéticas. Una de estas prácticas es la aplicación de descargos de responsabilidades, también conocidos como disclaimers, en los correos electrónicos enviados desde Exchange de Microsoft 365.
¿Qué es un Descargo de Responsabilidades y por qué es Importante?
Un descargo de responsabilidades es un mensaje legalmente vinculante que se adjunta automáticamente al pie de los correos electrónicos salientes. Su propósito es establecer claramente las políticas y responsabilidades de la organización en relación con la información transmitida a través del correo electrónico. Algunos de los puntos que pueden abordarse en un descargo de responsabilidades incluyen:
- Aviso de confidencialidad: Informar a los destinatarios que el correo electrónico y sus archivos adjuntos pueden contener información confidencial y privilegiada destinada únicamente para el destinatario.
- Exención de responsabilidad: Descargar a la empresa de responsabilidad por cualquier daño derivado del uso o la interpretación de la información contenida en el correo electrónico.
- Cumplimiento normativo: Asegurar que los correos electrónicos cumplan con las regulaciones y políticas internas y externas pertinentes.
- Conformidad con la privacidad: Confirmar el cumplimiento de las leyes de privacidad y protección de datos aplicables.
Cómo Crear un Descargo de Responsabilidades en Exchange de Microsoft 365
1.- Nos dirigimos a centro de administración de m365 em siguiente link: https://admin.microsoft.com/
2: Una vez entro buscamos la opción Exchange para abrir el centro de administración de Exchange
3.- Ahora buscamos la opción flujo de correo -> reglas ->+ Agregar una regla
4.- +Agregar una regla nos abrirá el siguiente menú y elegimos la opción de “Aplicar descargos de responsabilidades”
5.-En la siguiente ventana rellenaremos la siguiente ventana
5.- En enter text : nos permite ingresar un texto que queremos que nos muestre en el correo por ejemplo:
Estimado cliente Le notifico que nos estamos cambiando de dominio a Nextcore.mx este cambio será definitivo en enero del 2025 favor realizar los cambio pertinentes en sus base de datas de contacto.
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<table border="0" cellspacing="0" cellpadding="0" align="left" width="100%">
<tr>
<td style="background:#ff0000;padding:5pt 2pt 5pt 2pt"></td>
<td width="100%" cellpadding="7px 6px 7px 15px" style="background:#ff000;padding:5pt 4pt 5pt 12pt;word-wrap:break-word">
<div style="color:#000000;">
<span style="color:#000000; font-weight:bold;">Precaución:</span>
Precaución: Este es un correo electrónico externo y puede ser malicioso. Tenga cuidado al hacer clic en enlaces o abrir archivos
</td>
</tr>
</table>
<br />
6.- Guardamos los cambios y habilitamos la regla, esperamos un tiempo de replicación para que funcione
7.- Así se visualizará el correo con la regla que acabamos de crear.
Conclusión
En resumen, la aplicación de descargos de responsabilidades en Exchange de Microsoft 365 es una medida crucial para proteger los intereses legales y la reputación de una organización. Al establecer claramente las políticas y responsabilidades en relación con el correo electrónico saliente, las empresas pueden mitigar los riesgos y salvaguardar la confidencialidad de la información sensible. Si aún no has implementado un descargo de responsabilidades en tu Exchange de Microsoft 365, es hora de considerar hacerlo como parte integral de tu estrategia de seguridad de la información.
